ผู้ประกอบการส่วนใหญ่พบปัญหาไม่มีเวลาพักผ่อน บางคนไม่มีเวลาให้ครอบครัว เพราะหน้าที่การงานที่ต้องรับผิดชอบ ทำให้ช่วงเวลาในการพักผ่อนเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ยากมาก ครั้นจะไปเที่ยวพักผ่อนและทำงานไปพร้อมกัน ก็เห็นจะไม่ค่อยเข้าที คงทำอะไรไม่ได้เต็มที่กับอะไรสักอย่าง ทั้งยังอาจทำให้เกิดผลเสียต่อสุขภาพ และความสัมพันธ์อันดี ทั้งกับครอบครัวและองค์กรด้วย

อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และอินเทอร์เน็ต จึงมีบทบาทสำคัญในการช่วยคุณให้เข้าถึงข้อมูลงานสำคัญภายในธุรกิจของคุณ ไม่เพียงเท่านั้น โปรแกรมและแอปพลิเคชันต่าง ๆ สามารถเป็นตัวช่วยที่ทำให้การทำง่ายขึ้น และก้าวทันทุกสถานการณ์ของธุรกิจได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

มาดู 10 แอปพลิเคชันโดดเด่น ที่ช่วยคุณบริหารเวลาให้กับธุรกิจ SMEs และการพักผ่อน ให้มีความสมดุลและลงตัวมากขึ้น ตอบโจทย์เป้าหมายธุรกิจและพนักงานในบริษัท และช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานให้ง่ายขึ้น ทั้งยังสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างคนในองค์กร จากพูดคุย แลกเปลี่ยนความคิดเห็นผ่านแอปพลิเคชันต่าง ๆ ได้อีกด้วย

1. FUZE MEETINGS

สำหรับผู้ที่เดินทางบ่อยหรือต้องไปทำงานต่างเมืองเป็นเวลานาน ทำให้ให้การติดต่อสื่อสารหรือการประชุมงานนั้นเป็นไปได้อย่างยากลำบาก โดย Fuze Meeting เป็นแอปพลิเคชันที่สามารถประชุมงานทางไกล (Video Conference) ได้ในการสื่อสารด้วยเสียงและวิดีโอที่มีความละเอียดระดับ Multi-HD มีอินเตอร์เฟซที่ไม่ยุ่งยาก ใช้งานง่าย รองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้ถึง 12 ฟีดวิดีโอ และยังสามารถแชร์เอกสารต่าง ๆ ให้กับผู้ร่วมประชุมได้อย่างไม่จำกัดด้วย

ทั้งนี้ Fuze Meeting ยังปล่อยให้โหลดไปใช้งานได้แบบฟรี ๆ ทั้งในระบบ iOS และ Android

2. FRESHBOOKS

แอปพลิเคชันที่คุณสามารถใช้งานได้ทุกที่ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนบนโลก ช่วยทำให้คุณประหยัดเวลาในการทำงาน และสามารถเข้าถึงข้อมูลทางการเงินได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะ Freshbooks จะทำหน้าที่ดูแลบัญชี อำนวยความสะดวก และคอยรายงานทุกความเคลื่อนไหวที่เกิดขึ้นภายในธุรกรรมของคุณ

Freshbooks ช่วยให้คุณออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินจากลูกค้า ตามวันที่กำหนดได้ล่วงหน้าได้อย่างมืออาชีพ โดยสามารถออกใบ Invoice ได้ทั้งแบบ one time (ออกครั้งเดียว) และแบบ Recurring (แบบออกประจำ) รายสัปดาห์, รายเดือน หรือ รายปี ก็ได้เช่นกัน และยังสามารถกำหนดวันหยุดได้อีกด้วย

นอกจากนี้ยังสามารถตรวจสอบรายงานการเปิดเอกสารของลูกค้า เพื่อติดตามและแก้ปัญหาพฤติกรรมไม่พึงประสงค์ของลูกค้าได้ง่ายมากขึ้นด้วย

3. SLACK

สำหรับแอปพลิเคชันนี้ อาจถือเป็นสุดยอดช่องทางการสื่อสารระหว่างทีมเลยก็ว่าได้ โดย Slack เปรียบเสมือน 'แพลตฟอร์ม' สำหรับการสื่อสาร แลกเปลี่ยนไอเดีย ข้อมูลต่าง ๆ ได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อความทั่วไป, Code Snippets, ไฟล์ภาพ, ไฟล์วิดีโอ หรือ Link ต่าง ๆ ประหนึ่งเป็นการรวมฟีเจอร์ของ Twitter, Google Drive และ Dropbox มาไว้ในที่เดียว

โดย Slack มีระบบจัดการสมาชิกอย่างเป็นระเบียบ สามารถควบคุมได้ และไม่จำกัดจำนวนสมาชิกในการเข้าร่วมทีม ซึ่งสามารถใช้งานได้ผ่านเว็บไซต์ slack.com และแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต ได้ทั้งระบบ iOS และ Android ตามความสะดวกของผู้ใช้งาน

แอปพลิเคชันตัวนี้ ยังสามารถสร้างห้อง หรือ Channel เพื่อแบ่งทีมย่อย ๆ ตามขอบเขตของงานได้ด้วย และไม่ต้องกังวลว่าผู้ที่เข้ามาใหม่จะอัปเดตงานไม่ทัน เพราะ Slack จะไม่ปิดกั้นข้อมูล และสามารถค้นหาข้อมูลเก่า ๆ ได้จากการค้นหาชื่อไฟล์ หรือชื่อผู้ส่งก็ได้เช่นกัน

4. RangyPOS

แอปพลิเคชันที่จะช่วยให้การตรวจดูสินค้าในคลังนั้นเป็นเรื่องง่าย เพราะการขายเป็นเรื่องสำคัญ จึงไม่ควรมองข้ามเรื่อง “ระบบการจัดการร้าน” เพราะหัวใจหลักในการช่วยบริหารจัดการต้นทุนให้มีกำไรแบบทวีคูณ

RangyPOS ถูกออกแบบมาให้เหมาะกับการขายทุกประเภท ซึ่งการใช้งานแอปพลิเคชันนี้ค่อนข้างง่าย ไม่ซับซ้อน ซึ่งคุณสามารถเข้ามาตรวจสอบยอดขายผ่านสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตได้อย่างรวดเร็ว ทั้งแบบ online และ offline เพื่อที่จะได้ทราบถึงความนิยม หรือกระแสความต้องการในช่วงเวลานั้น และสามารถจัดโปรโมชั่นต่าง ๆ เพื่อตอบโจทย์ลูกค้าและกระตุ้นยอดขายได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ แอปพลิเคชันยังรองรับร้านค้าที่มีมากกว่า 1 สาขา และสามารถแชทกับพนักงานได้ด้วย

5. TRIPIT

ผู้ประกอบการธุรกิจ SMEs มักมีการติดต่อสื่อสารงานกับองค์กรคู่ค้าต่าง ๆ รวมไปถึงการร่วมประชุม ศึกษาดูงาน หรืออัปเดตข่าวสาร วิวัฒนาการ มาปรับปรุงองค์กรของตัวเองให้ทันยุคสมัยมากขึ้น ซึ่งการเข้าร่วมประชุมนั้นจำต้องเดินทางอยู่บ่อยครั้ง และมีแผนการเดินทางต่อไปอีกหลายรายการ ทั้งในและนอกประเทศ จนอาจทำให้เกิดความสับสนได้

แอปพลิเคชัน TripIt จะช่วยคุณจัดการกับรายการเที่ยวบินต่าง ๆ ของคุณ พร้อมอัปเดตและแจ้งเตือนเที่ยวบินที่ใกล้จะถึง ราวกับเป็นเลขาของคุณคนหนึ่ง

อีกหนึ่งความพิเศษของ TripIt คือคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลได้แม้อยู่ในสถานะออฟไลน์ และไม่เสียค่าบริการโรมมิ่งเมื่ออยู่ต่างแดน อีกทั้งยังแชร์ข้อมูลการเดินทางให้กับใครสักคนได้อีกด้วย

6. SALESFORCE

Salesforce อาจไม่ใช่แพลตฟอร์ม CRM ที่ดีที่สุด แต่สามารถช่วยปรับการทำงานธุรกิจ SMEs ให้มีประสิทธิภาพที่ดีมากขึ้น ซึ่งแอปพลิเคชันตัวนี้มีจุดเด่นในการส่งเสริมการขายแบบอัตโนมัติ (Sales automation) ไม่ว่าจะเป็น Workflow หรือ Process builder

คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลอัปเดตยอดขายและเข้าถึงข้อมูล CRM ได้แบบเรียลไทม์ ทำให้คุณสามารถเข้าถึงและวิเคราะห์ข้อมูลการขายและข้อมูลลูกค้าได้ครอบคลุมมากขึ้น และด้วยการให้บริการในระบบ Cloud ลดขั้นตอนการติดตั้งไม่ว่าจะเป็น Server ฮาร์ดแวร์หรือโปรแกรมต่าง ๆ ทำให้ทีมเซลล์โฟกัสไปที่การขายได้มากยิ่งขึ้น อาจส่งผลให้สามารถเปิด-ปิดการขายรวดเร็วยิ่งขึ้น และที่สำคัญคือยังทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จเติบโตได้อย่างรวดเร็ว

7. DOCUSIGN

DocuSign เป็นแพลตฟอร์มการลงลายเซ็นแบบดิจิทัล eSignature เป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายทั่วโลกในกลุ่มธุรกิจ SMEs เพราะเป็นวิธีที่ง่ายและปลอดภัยในการลงลายมือชื่อด้วยตัวเอง หรือให้บุคคลอื่นเซ็นชื่อผ่านสมาร์ทโฟนได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น โดยแอปพลิเคชันตัวนี้ สามารถรองรับไฟล์ PDF, Word, Excel, รูปภาพ (JPEG, PNG, TIFF) รวมถึงข้อความอื่น ๆ ได้อีกด้วย ทำให้สามารถลงนามในเอกสารได้ทุกที่ ทุกเวลา ทั้งยังสามารถสร้างและปรับแต่งลายเซ็นส่วนตัวจาก iPhone หรือ **** ได้ตามความสะดวกเลย

แต่น่าเสียดายที่แอปพลิเคชันนี้สามารถดาวน์โหลดมาใช้ได้ฟรี และจำกัดสิทธิ์ฟรีเพียง 5 ครั้งแรกเท่านั้น หากต้องการใช้งานอย่างต่อเนื่อง จะต้องซื้อแพ็กเกจการใช้งานเพิ่มผ่าน in-app purchases ทั้งในระบบ iOS และ Android

8. SCANBOT

Scanbot เป็นแอปพลิเคชันที่เปลี่ยนสมาร์ทโฟนเป็นเครื่องสแกนขนาดพกพา ซึ่งในการทำงานมักใช้งานเกี่ยวกับเอกสารและรับส่งผ่านอีเมลอยู่บ่อย ๆ ยิ่งช่วงเวลาเร่งรีบแล้วล่ะก็ การสแกนเอกสารผ่านเครื่องสแกนเอกสาร อาจทำให้ส่งเอกสารไม่ทันเวลาก็เป็นได้ หรือบางครั้งอาจอยู่ในสถานที่ที่ไม่สะดวก เจ้าแอปพลิเคชันตัวนี้ก็สามารถช่วยชีวิตคุณได้เช่นกัน

แอปพลิเคชันตัวนี้ มีการทำงานหลัก ๆ ด้วยกัน 4 ฟีเจอร์ คือ  

- Single/Multiple Page เพื่อสลับโหมดการสแกนหน้าเดียว หรือหลายหน้าต่อเนื่อง

- Timer สำหรับการตั้งเวลาถ่าย

- Flash สำหรับเปิด-ปิดแฟลชขณะถ่ายภาพเพื่อสแกน

- QR Code ใช้สำหรับสแกน QR Code และ OCR เพื่อแปลงตัวอักษร

ทั้งนี้ Scanbot สามารถเลือกสแกนได้ทั้งแบบขาว-ดำหรือแบบสีก็ได้ หรือเลือกจะสแกนพร้อมกันแบบ 2 โหมดก็ได้เช่นกัน

9. MAILCHIMP

MailChimp คือระบบ E-mail Marketing หรือการทำการตลาดผ่านการส่งอีเมล ซึ่งแพลตฟอร์มที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากจากคนทำการตลาดออนไลน์ทั่วโลก เพราะการใช้งานค่อนข้างง่าย และมีระบบการวัดผลทางสถิติค่อนข้างชัดเจน

วิธีการใช้งานก็ง่ายมาก ๆ คุณสามารถปรับแต่งรูปแบบได้เอง โดยไม่ต้องเขียนโค้ด HTML ให้ยุ่งยาก เมื่อทำการส่งต่อก็สามารถติดตามผลได้

แอปพลิเคชันนี้ปล่อยให้คุณโหลดมาใช้ได้แบบฟรี ๆ จำกัดอยู่ที่ 12,000 Emails/Month ต่อ 2,000 Subscribers หากใช้ในปริมาณที่มากกว่านี้จะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มอีกนิดหน่อย ตามสเกลของฐานลูกค้า

10. QUICKBOOKS GOPAYMENT

เพียงติดตั้งแอป QuickBooks บนสมาร์ทโฟน คุณสามารถพกเครื่องอ่านบัตรเครดิตไปด้วยได้ทุกที่ ซึ่งแอปพลิเคชันนี้มีระบบประมวลผลการชำระเงินผ่านบัตรเครดิตของลูกค้า ในแบบ Merchant Account และสามารถโอนเงินต่อไปยังบัญชีธนาคารของคุณหรือของบริษัทที่ได้เชื่อมต่อกับแอปฯไว้โดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งส่งอีเมลใบเสร็จรับเงินไปยังลูกค้า และบันทึกธุรกรรมทางการเงินของบริษัททั้งหมดลง QuickBooks ทันที

การรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตเป็นกลยุทธ์หนึ่งในการเอาใจลูกค้ายุคใหม่ ที่นิยมใช้บัตรเครดิตตอบโจทย์สังคมไร้เงินสดได้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะธุรกิจ SME จะช่วยจัดการเรื่องเงินง่ายขึ้นและวางแผนธุรกิจได้อย่างละเอียดมากขึ้น ซึ่ง QuickBooks สามารถดาวน์โหลดได้ฟรี มีคำอธิบายอย่างละเอียด ไม่ซับซ้อนในการใช้งาน

แอปพลิเคชันดังกล่าวถูกพัฒนาให้ตอบโจทย์ผู้ใช้งานมากขึ้น และไม่ได้มีเพียง 10 แอปฯนี้เท่านั้น ที่เหมาะกับธุรกิจ SMEs ยังมีแอปพลิเคชันอีกมากมายที่สามารถช่วยสร้างองค์กรให้แข็งแกร่งและไปถึงเป้าหมายได้ โดยจะขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจนั้น ๆ

การนำแอปพลิเคชันที่เหมาะสมมาช่วยในการทำงาน นอกจากจะทำให้เกิดประสิทธิภาพดีมากขึ้นและประหยัดเวลาในการทำงานแล้ว ยังทำให้คุณมีเวลาว่างเพิ่มขึ้น มีเวลาว่างทำกิจกรรมส่วนตัวได้มากขึ้น รวมไปถึงสามารถให้เวลากับครอบครัวได้อย่างเต็มที่มากขึ้น และถือเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อคนในองค์กร จากการพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันด้วย