ต้องยอมรับว่าการทำงานในทุกวันนี้สิ่งแวดล้อมและบรรยากาศในที่ทำงานมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน นี่ยังไม่รวมถึงระบบหรือขั้นตอนต่าง ๆ ในการทำงาน ได้มีการพูดถึงออฟฟิศยุคใหม่ที่มีการปรับปรุงบรรยากาศและรูปแบบในการทำงานเพื่อสร้างแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์ให้กับคนในองค์กร หลายคนคงเคยได้ยินคำว่า Smart Office มาบ้างแล้ว

เราคงคุ้นเคยกับนั่งทำงานแบบโต๊ะใครโต๊ะมัน แผนกใครแผนกมัน มีอาณาเขตส่วนตัว มีฉากกั้นห้องล้อมคอกเอาไว้ แทบไม่มีพื้นที่โล่งกว้างสำหรับผ่อนคลายจิตใจระหว่างวัน เอกสารกองพะเนินบนโต๊ะ ไฟล์จำนวนมากที่อยู่ในยูเอสบีแฟลชไดร์ฟ เสียงโทรศัพท์ที่ดังอยู่ตลอดเวลา การประชุมที่ต้องกำหนดวันให้ได้เข้าประชุมพร้อมได้ หรือแม้กระทั่งเรื่องของการใช้พลังงานไฟฟ้าที่ฟุ่มเฟือย ฯลฯ ภาพชินตาเหล่านี้อาจสร้างความเบื่อหน่ายในการทำงานให้กับพนักงาน แต่ทว่าแนวความคิดของ Smart Office จะมีความแตกต่างจากเดิมไปมาก

Smart Office จะยึดเอาความต้องการของคนในองค์กรหรือพนักงานเป็นศูนย์กลางในการออกแบบ กระตุ้นให้เกิดการหมุนเวียนและแลกเปลี่ยนความรู้ภายในองค์กรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ให้มีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น มีความคิดสร้างสรรค์ มีการประสานงานที่รวดเร็วมากขึ้น ระบบการจัดการข้อมูลต่าง ๆ อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่ทุกคนในองค์กรสามารถเรียกใช้ได้ตลอดเวลา ทุกคนเรียนรู้ที่จะนำเอาเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาใช้มากขึ้น ลดการใช้ทรัพยากรที่สิ้นเปลือง เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ ลวดเย็บกระดาษ ฯลฯ ที่สำคัญคือพนักงานสามารถที่จะทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา

Smart Office ออกแบบบนพื้นฐานความต้องการของพนักงานทุกคน

เป็นการมุ่งเน้นไปที่ความต้องการของพนักงาน แม้ว่าแต่ละคนจะมีบทบาทที่แตกต่างกันทำให้เกิดความต้องการที่หลากหลายในการออกแบบพื้นที่ของสำนักงาน ความต้องการเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการวางแผนอย่างละเอียดเสียก่อน เพื่อให้พนักงานทุกคนยอมรับและให้ความร่วมมือในการเปลี่ยนแปลง

Smart Office ดึงดูดใจคนเก่ง ๆ และสร้างแรงจูงใจให้คนเก่า

บางครั้งภาพลักษณ์ของบริษัทก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ออฟฟิศที่ดูทันสมัยอาจเป็นแม่เหล็กดึงดูดคนรุ่นใหม่ที่มีความสามารถให้อยากเข้ามาร่วมงานด้วย รวมถึงคนที่กำลังทำงานอยู่ให้ได้รับแรงบันดาลใจใหม่ ๆ อีกครั้ง สถานที่ทำงานที่ได้รับการออกแบบปรับปรุงให้ดูดี ทันสมัย มีสภาพแวดล้อมที่น่าทำงานและสร้างแรงบันดาลใจ ส่งผลเชิงบวกในด้านการทำงานให้แก่พนักงานอย่างแน่นอน

Smart Office เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ของบริษัทก็คือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน คิดเป็น 90% ของต้นทุนทั้งหมดเลยก็ว่าได้ สภาพแวดล้อมในการทำงานนั้นมีผลต่อประสิทธิภาพของงาน การปรับเปลี่ยนให้เป็น Smart Office ด้วยการออกแบบที่ดีและเหมาะสม โดยการนำเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาใช้ และการมีสิ่งอำนวยความสะดวกจะช่วยเพิ่มผลผลิตได้ ดังนั้น การเพิ่มประสิทธิภาพให้แก่พนักงานคือการลงทุนที่เหมาะสมที่สุด

Smart Office ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายของสถานที่

ออฟฟิศแบบเดิม ๆ มีการใช้ประโยชน์ของพื้นที่น้อยกว่า 50% นั่นคือครึ่งหนึ่งของพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้งาน ซึ่งหมายถึงหากมีการปรับเปลี่ยนมาเป็น Smart Office จะช่วยลดต้นทุนในส่วนของพื้นที่ได้ แต่ต้องไม่ลืมในเรื่องพื้นที่ที่พนักงานต้องการ เช่น พื้นที่ในการทำงานของแต่ละคน หรือสถานที่เหมาะสมสำหรับการประชุม โดยต้องพิจารณาถึงรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปและเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้เพื่อสนับสนุนการทำงาน

Smart Office เป็นโซลูชั่นที่ยั่งยืนและยาวนาน

Smart Office ช่วยให้สภาพแวดล้อมดีขึ้น โดยการปรับสภาพแวดล้อมในการทำงาน เช่น การจัดโซนพื้นที่ต่าง ๆ ในการทำงาน จัดให้มีสีเขียวมากขึ้นด้วยการใช้ต้นไม้เป็นตัวกั้นโซนพื้นที่ต่างๆ แทนฉากกั้น ช่วยเพิ่มความเป็นอยู่ที่ดีขึ้นของพนักงาน เช่น การจัดให้มีอุปกรณ์สำนักงานที่ได้รับการออกแบบตามสรีรศาสตร์ มีพื้นที่ผ่อนคลายความเครียดระหว่างวัน การปรับอุณหภูมิที่เหมาะสม การเพิ่มคุณภาพอากาศจากต้นไม้ ช่วยเพิ่มการจัดการทรัพยากรในออฟฟิศ เช่น การประหยัดการใช้กระดาษเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากที่สุด ฯลฯ

การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้คือส่วนสำคัญของ Smart Office

การเทคโนโลยีใหม่ ๆ เช่น IoT หรือการทำงานผ่านโทรศัพท์มือถือ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและสร้างความยั่งยืนต่อสภาพแวดล้อม สามารถนำเทคโนโลยีเช่นเดียวกับที่ใช้กับสมาร์ทโฮมมาประยุกต์ใช้ได้ เช่น การปิดไฟเมื่อไม่มีคนอยู่ในพื้นที่ห้องนั้น ๆ การเปิดเครื่องปรับอากาศเมื่อจะมีการประชุมเกิดขึ้น การสแกนเข้าออกด้วยระบบ RFID pass ฯลฯ

การทำ Smart Office ช่วยอะไรบ้าง

• ประสิทธิภาพในการทำงานและการบริหารข้อมูล

• ประสิทธิภาพในการบริหารและจัดการพื้นที่ทำงาน

• สร้างแรงบันดาลใจ ความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ

• เกิดความสมดุลทางเศรษฐกิจ สังคม และสิ่งแวดล้อม

Smart Office กับ 4 โซนสำคัญที่ช่วยส่งเสริมการทำงาน

1. Base Zone โซนของโต๊ะทำงานของพนักงานและผู้บริหาร

2. Creative Zone โซนของการระดมความคิดสร้างสรรค์

3. Concentrate Zone โซนที่ต้องใช้ความคิดและสมาธิสูง

4. Refresh Zone โซนพักผ่อนของพนักงาน

หลักการสำคัญสู่การเป็น Smart Office

1. พื้นที่ทำงานเปิดโล่ง ไม่มีฉากกั้น

2. จัดวางโต๊ะทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม ๆ แผนกที่เกี่ยวข้องกันอยู่ไม่ไกลกัน

3. เอกสารข้อมูลถูกจัดเก็บในรูปดิจิทัล สามารถเปิดใช้ร่วมกันได้ทั้งบริษัท

4. มีล๊อกเกอร์สำหรับเก็บของส่วนตัวของพนักงานแต่ละคน

5. สร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานด้วยต้นไม้ประดับ