หลายครั้งที่เรามักพูดว่า “ไม่มีเวลาทำสิ่งนั้น เพราะทำสิ่งนี้อยู่” “เลิกงานแล้ว แต่ยังกลับบ้านไม่ได้ เพราะงานยังไม่เสร็จ”  เหตุการณ์แบบนี้อาจเกิดขึ้นจากการบริหารเวลาหรือจัดลำดับความสำคัญอย่างไม่ถูกต้อง โดยการจัดลำดับความสำคัญของงานนั้นต้องสอดคล้องและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ อีกทั้งการทำงานล่วงเวลากว่า 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่ได้ส่งผลให้คุณภาพงานออกมาดีมากขึ้น แต่อาจทำให้งานออกมาไม่ดีอย่างที่หวังไว้เสียด้วยซ้ำ และยังทำให้คุณพลาดโอกาสในการทำสิ่งสำคัญอื่นๆ ไปอย่างน่าเสียดาย

ซึ่งเทคนิคการบริหารเวลาต่อไปนี้สามารถใช้ได้แม้แต่กับเรื่องเล็กๆ ที่จะช่วยให้คุณบริหารเวลาการทำงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ และจะเห็นผลลัพธ์ได้อย่างชัดเจนผ่านผลงานของคุณเอง

“Most of us spend too much time on what is urgent and not enough time on what is important.”

“คนส่วนใหญ่มักใช้เวลาไปกับเรื่องเร่งรีบ จนไม่มีเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญ”

– Stephen R. Covey –

ดูเหมือนว่าคนส่วนใหญ่มักจะมีสิ่งที่สำคัญให้ทำเต็มไปหมด ซึ่งความจริงแล้ว สิ่งที่คุณกำลังทำอยู่นั้นสำคัญแล้วจริงๆ หรือ?

โควีย์ ได้เขียนถึงวิธีการบริหารเวลาของเขา ภายใต้หนังสือที่ชื่อว่า 7 อุปนิสัยแห่งการเป็นคนที่มีประสิทธิผลสูง (7 Habits of Highly Effective People) แม้หนังสือเล่มนี้ถูกจัดพิมพ์มานานกว่า 10 ปีแล้ว แต่ยังคงนำมายึดเป็นพื้นฐานการบริหารเวลาได้เป็นอย่างดีและนำเราไปสู่ความสำเร็จได้จริงๆ โดย 7 นิสัยที่ได้กล่าวถึงนั้นคือ

1. การเป็นคนเชิงรุก คือ การทำทุกอย่างในเชิงรุก ไม่ว่าจะเป็นพฤติกรรมหรือความคิด ตั้งเป้าหมายแล้วเดินหน้าทำตามแผนให้สำเร็จ

2. เริ่มต้นจากเป้าหมายสูงสุด คือ การนำเป้าหมายสูงสุดเป็นตัวกำหนดสิ่งที่ต้องทำ  เพื่อจะได้ทราบว่าเราต้องทำอะไรบ้างและทำอย่างไรกว่าจะไปถึงเป้าหมายได้ในที่สุด

3. ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน คือ การทำสิ่งที่สำคัญที่สุดจากแผนการที่เรากำหนดไว้ก่อนหน้านี้ เหมือนกับทฤษฎีก้อนหิน 4 ขนาดในโหลแก้ว หากเราใช้เวลาไปกับสิ่งเล็กๆ ก่อน จะทำให้เราไม่มีเวลาหรือมีเวลาไม่พอสำหรับสิ่งที่สำคัญกว่า และทำให้เราไปไม่ถึงเป้าหมายเสียที

4. คิดแบบ Win-Win หรือ การคิดแบบใจเขา ใจเรา คือ การปรับทัศนคติของเราที่พยายามเอาชนะอยู่ฝ่ายเดียว มาเป็นความคิดแบบ ชนะทั้งคู่จะดีกว่า

5. เข้าใจผู้อื่น แล้วผู้อื่นจะเข้าใจเรา ซึ่งการจะเข้าใจคนอื่นนั้น ต้องเริ่มจากการ “ฟัง” และ “ทำความเข้าใจ” มิใช่แค่การฟังเพื่อรับรู้เพียงอย่างเดียว

6. การสร้างผลลัพธ์แบบทวีคูณจากการร่วมงานกันของทีม ซึ่งทีมจะต้องมีตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป โดยนำหลักการคิดแบบ Win-win เข้ามาประกอบด้วย ซึ่งทุกคนในทีมจะต้องช่วยกันผสมผสานความคิดและความสามารถ ในการสร้างหรือต่อยอดให้เกิดสิ่งใหม่และมีประสิทธิภาพที่ดีมากขึ้น

7. หมั่นลับคมเลื่อยอยู่เสมอ หรือ พัฒนาตัวเองให้ดีมากขึ้น โดยส่วนใหญ่แล้วผู้คนมักจะมองเพียงแค่เรื่องของทักษะและความรู้เท่านั้น ซึ่งจริงๆ แล้วการพัฒนาตัวเองให้มีประสิทธิภาพนั้น ควรพัฒนาให้สมดุลทั้งด้านกายภาพ จิตใจ สติปัญญา และความสัมพันธ์

ทั้งนี้ โควีย์ ได้วาดตาราง 2x2 จำลองแผนการแบ่งเวลาออกเป็น 4 ส่วน คือ สิ่งที่เร่งรีบและสำคัญ สิ่งที่ไม่เร่งรีบแต่สำคัญ สิ่งที่เร่งรีบแต่ไม่สำคัญ และสิ่งที่ไม่เร่งรีบและไม่สำคัญ

ในช่องที่ 1  “สิ่งที่เร่งรีบและสำคัญ” นั่นคือสิ่งที่เราต้องทำทันที หรือดำเนินการให้เร็วที่สุด

ในช่องที่ 2  “สิ่งที่ไม่เร่งรีบแต่สำคัญ” คือสิ่งที่เราไม่จำเป็นต้องลงมือทำในทันที แต่ต้องหาเวลามาเพื่อทำสิ่งนี้ให้ได้

ในช่องที่ 3  “สิ่งที่เร่งรีบแต่ไม่สำคัญ” ส่วนนี้เป็นส่วนที่เราควรลดรายการหรือตัดออกจะดีที่สุด เพราะมันไม่ได้สำคัญเท่าไรนัก

ในช่องที่ 4  “สิ่งที่ไม่เร่งรีบและไม่สำคัญ” เป็นอีกหนึ่งส่วนที่ควรลดรายการหรือตัดออกไป

คนจำนวนมากได้นำหลักการเหล่านี้ไปทดลองใช้ และผลออกมาคือชีวิตของพวกเขาเปลี่ยนไปในทิศทางที่ดีขึ้น แม้จะไม่เห็นได้ในทันทีแต่จะเห็นได้ชัดมากขึ้นในระยะยาว เพียงการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่างๆ ก็สามารถนำเราไปสู่เป้าหมายสูงสุดและประสบความสำเร็จได้อย่างแน่นอน

ในช่วงเวลาการทำงานของเราก็เช่นกัน หากเรานำหลักการเหล่านี้มาใช้ จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้นว่าแต่ละวันควรทำอะไร ควรทำสิ่งใดก่อนหลัง และทำตามแผนการที่วางไว้ เช่นนี้แล้ว ไม่ว่าคุณหรือหัวหน้าของคุณ ก็ Happy กันทั้งคู่ แบบนี้สิถึงจะเรียกว่า Work & Win