เคยคิดไหมว่าเวลาที่เราต้องเตรียมเอกสารต่าง ๆ เพื่อทำธุรกรรมหรือกิจธุระส่วนตัว หรือเพื่อลงทะเบียนอะไรสักอย่างดูจะเป็นเรื่องยุ่งยาก ไหนจะต้องเตรียมเอกสารจำนวนมาก ไหนจะต้องพริ้นต์ลงบนกระดาษหรือหาที่ถ่ายเอกสาร และเมื่อยื่นเอกสารไปแล้วยังต้องกังวลอีกว่าเอกสารเหล่านั้นจะสูญหายหรือไม่ เราใช้วิธีการแบบนี้มานานมาก แน่นอนย่อมมีปัญหาเรื่องของพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ สูญเสียทรัพยากร และปัญหาการจัดการขยะ

ปัจจุบันสังคมไทยนอกจากจะก้าวเข้าสู่การเป็น Cashless society แล้ว ในขณะนี้เทคโนโลยีเกี่ยวกับระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังสามารถนำสังคมเราเข้าสู่ยุค Paperless ได้อีกในเวลาเดียวกัน ซึ่งข้อดีของ Paperless ก็คือช่วยลดการใช้กระดาษซึ่งเป็นการช่วยลดการใช้ทรัพยากรและลดการเกิดภาวะโลกร้อนได้อีกทางหนึ่ง นอกจากนั้นยังทำให้การค้นหาข้อมูลหรือการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ เป็นเรื่องง่ายขึ้นและเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง ทั้งยังสอดคล้องกับนโยบายของรัฐบาลในการขับเคลื่อนสู่เศรษฐกิจดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นการเซ็นเอกสารหรือการจัดเก็บที่เดี๋ยวนี้สามารถทำบน Data base ขององค์กรได้  

แม้ว่าหลายคนยังคงกังวลในเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญไว้บนเซิร์ฟเวอร์ซึ่งบางครั้งอาจเสี่ยงกับการถูกแฮกข้อมูลได้ แต่ในความเป็นจริงแล้วระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะมีระบบรักษาความปลอดภัยที่สูงกว่าการเก็บข้อมูลเป็นเอกสารกระดาษด้วยซ้ำเพราะใช้เทคโนโลยี Blockchain ในการจัดเก็บซึ่งมีความแม่นยำในการระบุตัวตนสูง น่าเชื่อถือ และมีความปลอดภัยตามกฎหมาย ไม่ต้องกลัวการสูญหายหรือความผิดพลาดของเอกสาร การพิสูจน์หลักฐานทั้งเรื่องของลายเซ็นหรือการปลอมแปลงเอกสารก็ไม่ใช่เรื่องยุ่งยาก การยื่นเอกสาร การลงทะเบียน และการตรวจสอบสามารถทำได้เลยทันทีโดยที่ไม่ต้องเสียเวลาเหมือนเมื่อก่อน

ในเมืองไทยก็มีบริษัทที่ได้พัฒนาในเรื่องนี้ที่เห็นได้ชัดเจน อย่างเช่น Creden.co ซึ่งเป็นสตาร์อัพด้านระบบยืนยันตัวตน (eKYC) และประเมินลูกค้าทางออนไลน์ (Credit Scoring) โดยการนำเอาเรื่องของ AI และ Big Data มาใช้ รวมถึงเทคโนโลยี Blockchain ซึ่งช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกรรมออนไลน์ ลดการใช้เอกสารในการยืนยันตัวตน ปลอดภัยสูง และลดต้นทุนลงได้อย่างมาก สามารถกระตุ้นการสร้างสังคมไร้กระดาษได้ในทุกองค์กร พัฒนาให้ธุรกิจในเมืองไทยมีความก้าวหน้ามากยิ่งขึ้น ประหยัดเวลาและทรัพยากร เพื่อนำงบประมาณในส่วนนี้ไปใช้พัฒนาส่วนอื่นในองค์กรต่อไป

การเก็บเอกสารเป็นกระดาษไม่ว่าจะเป็นข้อมูลอะไรก็ตามทำให้เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บและสถานที่เก็บ ดังนั้น การเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์จะทำให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องลงทุนในการเช่าสถานที่เพื่อเก็บของเพิ่มขึ้น และเมื่อมีการค้นหาเอกสารก็สามารถค้นหาได้ทันทีและรวดเร็ว เพราะระบบมีการจัดเก็บข้อมูลไว้อย่างเป็นระเบียบอยู่แล้ว สามารถดึงข้อมูลขึ้นมาใช้งานได้ทันที

นอกจากข้อดีของการไม่ใช้กระดาษและการเก็บเอกสารแล้ว ระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยในเรื่องของการยืนยันตัวตนของเจ้าของเอกสารนั้นได้อีกด้วย ทำให้ผู้ใช้บริการไม่ต้องเสียเวลาในการจัดเตรียมเอกสารและเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ข้อมูลที่จัดเตรียมได้รวดเร็วทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและทำให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น

Paperless เป็นแนวคิดที่ใช้ควบคู่ไปกับ Cashless ได้อย่างดี เป็นการประหยัดทรัพยากร ประหยัดเวลาและต้นทุนหลาย ๆ อย่าง ทำให้เศรษฐกิจสามารถก้าวไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว จึงอยากชวนให้ทุกคนลองหันมาใช้ระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กันดู อย่างน้อยก็เป็นการช่วยสังคมและสิ่งแวดล้อม เริ่มต้นจากเราก่อนแล้วค่อย ๆ บอกต่อกันไป โลกจะสวยดังเดิมได้ไม่ใช่เรื่องที่ยากเย็นเลยจริง ๆ