ขอขอบคุณกัลยาณมิตร คุณศิวพจน์ (คุณยุ่น) ที่ได้ให้ผมเข้าร่วมฟังการบรรยาย 5ส. เมื่อวันเสาร์ที่ผ่านมาพร้อมทีมงานห้างฯ ขอขอบคุณมากครับ Cr. ผู้บรรยายคือ อาจารย์ว่าที่ร้อยตรีอภิชาติ ยิ้มแสง ซึ่งท่านเป็นผู้เชี่ยวชาญอุตสาหกรรม วิทยากรที่ปรึกษาด้านระบบ 5ส. รวมทั้งเป็นกรรมการตรวจประเมินรางวัล 5ส. แห่งประเทศไทย สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) ขอขอบพระคุณอาจารย์มา ณ ที่นี้ด้วยครับ

ที่ผ่านมา ผมมีความคิดมาตลอดว่า 5ส. ก็คือการจัดการทางด้านกายภาพ คือสถานที่ต่าง ๆ เช่น ที่ทำงาน โรงงาน ห้องอาหาร บ้านของเรา ห้องครัว หรือสถานที่อื่น ๆ ให้สะอาด ปลอดภัย และสะดวกต่อการทำงาน แต่หลังจากฟังการบรรยายแล้ว 5ส. มีอะไรมากกว่าที่ผมคิดมากมายครับ (ความคิดในอดีตของผมถูกเพียงเสี้ยวเดียวของ 5ส. ในความหมายของมันจริง ๆ ครับ)

5ส. เกิดขึ้นที่ประเทศญี่ปุ่น (ที่ญี่ปุ่นเขาเรียกว่า 5S.) ในช่วงหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 ซึ่งญี่ปุ่นต้องการที่จะฟื้นฟูประเทศให้กลับมาโดยเร็วที่สุดหลังจากบอบช้ำกับการแพ้สงคราม ประเทศไทยได้นำ 5S. ของญี่ปุ่นมาใช้ (*ผมเดาว่าน่าจะมาจากช่วงที่ญี่ปุ่นได้เข้ามาลงทุนตั้งอุตสาหกรรมที่เมืองไทย) ซึ่งในสมัยแรก ๆ ประเทศไทยใช้คำว่า 5ก. แต่ไม่ประสบความสำเร็จ ในที่สุดก็เปลี่ยนมาเป็น 5ส. และใช้ถึงปัจจุบันนี้ 5ก. ที่กล่าวมา คือ กำจัด กำหนด เก็บกวาด กฎเกณฑ์ กิจวัตร

อย่างที่ผมได้เรียนไว้ครับว่า 5ส. ของเรามาจาก 5S. ของญี่ปุ่น ซึ่งในความหมายของทางญี่ปุ่น แตกต่าง จากความหมายของเราพอสมควรครับ

ส1 คือ สะสางมาจาก S1 Seiri ซึ่งแปลว่า organization

หรือการจัดระบบองค์กรให้เกิดความสมดุล ซึ่งในความหมายของทางญี่ปุ่น คือการสะสางทั้งทางกายภาพ คือ สถานที่ และวิธีการทำงาน หรือขั้นตอนในการทำงาน ให้เกิดความสมดุล วัตถุประสงค์ก็เพื่อลดความสูญเปล่า ดังนั้น ส1 จึงเป็นเรื่องของการขจัดหรือกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องใช้ ต้องทำ ทั้งในเรื่องของสิ่งของในสถานที่ และในเรื่องของขั้นตอนของการทำงาน และให้เหลือเฉพาะสิ่งที่จำเป็น ในจำนวนที่เหมาะสม ไม่มากไม่น้อยจนเกินไป

ส2 คือ สะดวก มาจาก S2 Seitonหรือ Neatness

การจัดให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระเบียบเรียบร้อย ภาษาไทยที่เราใช้ ๆ กันคือ หยิบง่าย หายรู้ ดูงามตา เมื่อเราได้ S1 คือ มีของที่จำเป็นต้องใช้ในปริมาณที่เหมาะสมแล้ว เราก็จะมาใช้ S2 คือจัดของดังกล่าวให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระเบียบเรียบร้อย ทุกคนสามารถหาได้ภายในเวลา 30 วินาที เป็นต้น KAIZEN ก็เป็นหนึ่งในหัวข้อในเรื่องของ Seiton ครับ

ส3 คือ สะอาด มาจาก S3 Seisoซึ่งแปลว่า Cleaning

แต่ในความหมายของญี่ปุ่น ไม่ใช่เรื่องของการปัดกวาดเช็ดถู ทำความสะอาดสถานที่เครื่องใช้ไม้สอยเท่านั้น แต่ยังรวมถึง การตรวจสอบหาสิ่งผิดปกติ และทำการแก้ไขเพื่อคืนสู่สภาพเดิมพร้อมใช้งาน ยกตัวอย่างเช่น เราทำความสะอาดเครื่องดูดฝุ่น เอาผ้ามาเช็ด ทำความสะอาดทั้งตัวเครื่อง และตัวก้านจับ จากนั้น เราต้องตรวจสอบเครื่องดูดฝุ่นว่ามีจุดไหนเสียหายหรือไม่ อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานหรือไม่ ถ้าไม่-เราต้องทำการแก้ไขทันที เป็นต้น นี่คือความหมายของคำว่า Seiso ครับ

ส4 คือ สร้างมาตรฐานมาจาก S4 Seiketsuหรือ Standardization

การสร้างแนวทางในการปฏิบัติร่วมกัน ซึ่งในเรื่องของมาตรฐาน 5ส ก็จะมีมาตรฐานกลางและมาตรฐานพื้นที่ มาตรฐานกลางคือ มาตรฐานตัวรวมขององค์กร คล้าย ๆ กับรัฐธรรมนูญ ส่วนมาตรฐานพื้นที่ก็เป็นมาตรฐานของแต่ละหน่วยงานในองค์กรกำหนดขึ้นมา ซึ่งมาตรฐานของแต่ละหน่วยงานจะไม่สามารถขัดแย้งกับมาตรฐานกลางได้ เช่นเดียวกับกฎหมาย กฎกระทรวง ก็ไม่สามารถขัดแย้งกับรัฐธรรมนูญได้เช่นเดียวกันครับ

ส5 คือ สร้างวินัย มาจาก S5 Shisuke หรือ Discipline

ข้อนี้จะเน้นในเรื่องของการเคารพกฎกติกา และนำไปปฏิบัติ “ด้วยความเต็มใจและเข้าใจในสิ่งที่ทำ” ไม่ใช่การบังคับให้ปฏิบัติ ซึ่งในระยะยาว ถ้าทุกคนทำตามกฎเกณฑ์กติกาที่กำหนดไว้ ก็จะถูกพัฒนามาเป็น “วัฒนธรรมองค์กร” ครับ

กล่าวโดยสรุป แนวความคิด 5ส. สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการทำงานของเราได้เลยครับ เพราะเป้าหมายสุดท้ายที่เราจะได้จากการทำ 5 ส. คือ

1. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของทั้งองค์กร Enhance business efficiency

2. การเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าขององค์กร เพราะมีการทำงานที่รวดเร็ว ตรงเวลา มีประสิทธิภาพ Increase customers’ satisfaction

ก็หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อน ๆ รวมทั้งผู้ประกอบการ SME บ้างไม่มากก็น้อยนะครับ ขอบคุณมากครับ