สำหรับผู้ที่กำลังสนใจในเรื่องของการส่งออก มาเรียนรู้ถึงขั้นตอนหลัก ๆ ในกระบวนการส่งออก ซึ่งก็มีอยู่หลายขั้นตอน แต่สามารถจัดกลุ่มได้เป็น 3 ขั้นตอนหลัก ๆ คือ การเตรียม การจัดส่ง และการเรียกเก็บเงิน

1. เตรียมเอกสาร หาตลาด และเตรียมสินค้า

ขั้นตอนการเตรียมนี้เป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการ เริ่มตั้งแต่การเตรียมความพร้อมของธุรกิจในการจัดตั้งเป็นบริษัทให้ถูกต้องตามกฎหมาย คือ

• การจดทะเบียนพาณิชย์เป็นนิติบุคคลที่กรมพัฒนาธุรกิจ กระทรวงพาณิชย์, การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่กรมสรรพากร กระทรวงการคลัง และขอมีเลขและบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร, การจดทะเบียนตามระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการค้า ขึ้นอยู่กับชนิดของสินค้าที่จำหน่าย เช่น ผลไม้สด แช่เย็น แช่แข็ง ต้องจดทะเบียนสวนผลไม้เพื่อการส่งออกที่กรมวิชาการเกษตร กระทรวงเกษตรและสหกรณ์, สินค้าประมง ต้องขออนุญาตและจดทะเบียนเป็นผู้มีอาชีพในการประมง การค้าสินค้าสัตว์น้ำจากกรมประมง กระทรวงเกษตรและสหกรณ์, ดอกกล้วยไม้ ต้องจดทะเบียนเป็นผู้ส่งออกดอกกล้วยไม้ที่กรมวิชาการเกษตร กระทรวงเกษตรและสหกรณ์

• การเสนอจำหน่ายสินค้าและราคาแก่ผู้นำเข้าในต่างประเทศ

• การรับคำสั่งซื้อ และเตรียมสินค้า

• การติดต่อขนส่ง และจัดเตรียมเอกสารเพื่อการส่งออกตามที่ผู้ซื้อหรือผู้นำเข้าในต่างประเทศได้แจ้งว่ามีเอกสารใดที่ผู้ส่งออกต้องแนบไปพร้อมกับการส่งออก

2. พิธีการศุลกากร  และการจัดส่งสินค้า

เนื่องจากในขั้นตอนของพิธีการศุลกากร การตรวจเอกสาร การตรวจสินค้า มีรายละเอียดมากและผิดพลาดไม่ได้  ผู้ส่งออกบางรายจึงนิยมใช้บริการ ตัวแทนออกของศุลกากร หรือ Customs Broker หรือ Shipping Agent ในการทำหน้าที่ส่งสินค้าไปต่างประเทศ โดยอาจครอบคลุมถึงการจัดหาเรือบรรทุกสินค้า การจัดทำเอกสารทางด้านศุลกากร และการปฏิบัติตามขั้นตอนของกรมศุลกากร

ขั้นตอนย่อยของพิธีการศุลกากรสำหรับสินค้าแต่ละชนิดอาจจะต่างกันตรงที่การขอใบรับรองเพื่อส่งออกไปพร้อมกับสินค้า สามารถหารายละเอียดได้จากเว็บไซต์ของกรมส่งเสริมการส่งออก ที่ www.depthai.go.th สรุปขั้นตอนโดยทั่วไป ดังนี้

• การขอใบรับรองทางด้านความปลอดภัยและมาตรฐานสินค้า เช่น การขอใบรับรอง Health Certificate สำหรับสินค้าอาหาร ผัก ผลไม้ สินค้าประมง

• การขอใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าจากกรมการค้าต่างประเทศ กระทรวงพาณิชย์ เพื่อให้ผู้นำเข้าได้รับการลดหย่อนภาษีศุลกากรในตอนนำเข้า และทำให้สินค้าของไทยมีความได้เปรียบทางด้านราคา

• ติดต่อจองเรือบรรทุก หรือเครื่องบิน ในกรณีที่ต้องขนส่งทางอากาศ ทำเรื่องการประกันภัยสินค้าให้เรียบร้อย

• วางแผนจัดการส่งออกตามเงื่อนไขที่ผู้ซื้อระบุไว้ในหนังสือสั่งซื้อสินค้าที่เรียกว่า L/C หรือ Letter of Credit ทุกประการ มิฉะนั้นอาจจะไม่ได้รับเงินค่าสินค้า

• จัดทำเอกสารเพื่อผ่านพิธีการศุลกากร ซึ่งจะต้องมีเอกสารต่อไปนี้

• ใบขนสินค้าขาออก

• บัญชีราคาสินค้า (Invoice) จำนวนต้องเท่ากับจำนวนใบขนสินค้าขาออกที่ยื่นทั้งหมด

• บัญชีรายละเอียดการบรรจุหีบห่อ (Packing List)

• คำร้องขอให้ทำการตรวจสินค้าและบรรจุเข้าตู้คอนเทนเนอร์

• การผ่านพิธีการศุลกากร มี 2 ระบบให้เลือกใช้

   

1. ระบบ Manual เริ่มต้นโดยเจ้าหน้าที่กรมศุลกากรตรวจสอบเอกสาร ตรวจสอบพิกัด ประเมินราคาสินค้าในกรณีที่ต้องเก็บอากร จากนั้นก็บันทึกเข้าคอมพิวเตอร์ แล้วตรวจปล่อยสินค้า นำของออกจากการท่าเรือ เป็นอันเสร็จสิ้นพิธีการศุลกากร

2. ระบบ EDI ระบบนี้ผู้ส่งออกต้องลงทะเบียนเป็นผู้ใช้ระบบ EDI ล่วงหน้า ภายใต้ระบบนี้ ผู้ส่งออกจะบันทึกข้อมูลใน Invoice และใบขนสินค้าออกในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งออกเอง แล้วส่งข้อมูลเข้าไปที่กรมศุลกากร เมื่อกรมศุลกากรตรวจสอบถูกต้องแล้วก็จะแจ้งวันเวลาที่จะต้องมาจ่ายเงินค่าธรรมเนียม จากนั้นก็ตรวจปล่อยสินค้าลงเรือเป็นอันเสร็จสิ้นพิธีการศุลกากร

• ผู้ส่งออกแนบเอกสารการส่งออกและใบรับรองทุกอย่างไปพร้อมกับสินค้า

3. การเรียกเก็บเงิน

เมื่อได้ทำการจัดส่งสินค้าแล้วไม่ว่าจะเป็นทางเรือหรือทางเครื่องบินก็ตาม ผู้ส่งออกต้องส่งเอกสารสำคัญให้กับธนาคารของผู้ขายเพื่อเรียกเก็บเงิน เอกสารสำคัญดังกล่าว ได้แก่ L/C หรือใบสั่งซื้อ, Bill of Lading ออกให้โดยตัวแทนเรือหรือเครื่องบินที่ขนส่ง, Invoice, Packing List และ Bill of Exchange

จากนั้นธนาคารของผู้ขายจะตรวจเอกสารแล้วจัดส่งให้ธนาคารของผู้ซื้อในต่างประเทศ ซึ่งธนาคารของผู้ซื้อจะแจ้งให้ผู้ซื้อไปจ่ายเงินแล้วโอนเงินนี้ให้แก้ผู้ขายผ่านธนาคารตัวแทนของผู้ขาย จึงเสร็จสิ้นการเรียกเก็บเงินค่าสินค้า