หากเรามีตัวช่วยที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพช่วยจัดการธุรกิจของคุณให้ง่าย มีความแม่นยำ และมอบความสะดวกสบายแก่ผู้ประกอบการได้มากขึ้นคงจะดีไม่น้อย อย่างธุรกิจ SMEs ก็สามารถมีตัวช่วยดี ๆ ที่ช่วยจัดการหน้าร้าน ตรวจสอบสินค้า และคิดคำนวณเงินที่ได้รับให้เสร็จสรรพ ด้วยระบบการจัดการหน้าร้านที่เรียกว่า POS ซึ่งจะทำให้ธุรกิจของคุณได้รับความสะดวกสบายและประโยชน์มากขึ้น

ทำความรู้จักกับ POS

POS หรือ Point of Sale System คือระบบการขายหน้าร้านที่ช่วยในการเก็บข้อมูลการขาย รวมทั้งบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับสินค้าและบริการ ระบบ POS นี้ พัฒนามาจากเครื่องคิดเงินตรงแคชเชียร์โดยนิยมใช้ในร้านสะดวกซื้อ ร้านค้า ห้างสรรพสินค้า รวมไปถึงร้านอาหารด้วย โดยปกติการคิดเงินหน้าร้านทำให้เราทราบเพียงยอดขายเท่านั้น แต่เมื่อมีการพัฒนาระบบ POS เพิ่มเติมเข้าไป ก็สามารถใช้งานอื่น ๆ ได้ด้วย ไม่ว่าจะเป็นการตัดสต็อกสินค้า ตรวจสอบยอดขาย มีระบบสมาชิก สามารถทราบได้ว่าสินค้าตัวไหนขายดี สินค้าตัวไหนขายไม่ได้ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้เรานำไปพัฒนาและต่อยอดสินค้าและบริการของเราได้

การทำงานของระบบ POS

การทำงานของระบบ POS ประกอบด้วย 3 ส่วนหลักคือ สร้างข้อมูลสินค้าซื้อสินค้าหรือปรับปรุงสินค้าเข้า และการขายสินค้าออก ซึ่งจะเรียกการขายสินค้าออกว่า POS โดยการทำงานของ POS โดยทั่วไปได้ออกแบบหน้าจอไว้ 2 แบบคือ

• แบบที่มีรายการสินค้าจำนวนมาก หน้าตาการทำงานจะเหมือนร้านสะดวกซื้อทั่วไป เช่น ร้าน 7-eleven ร้านค้าขายของออนไลน์ เคาน์เตอร์ห้างสรรพสินค้า

• แบบกิจการที่มีข้อมูลสินค้าหรือบริการไม่มาก เช่น ร้านอาหาร ร้านกาแฟ  

เนื่องจากการทำงานระบบ POS จะเน้นความรวดเร็ว ดังนั้นในทุก ๆ ระบบของ POS จะเน้นการทำงานแบบเก็บเงินก่อนแล้วค่อยมาตัดสต็อกทีหลัง หากตัดสต็อกสินค้าทันทีอาจจะเกิดปัญหาและสร้างความไม่สะดวกให้แก่ผู้ประกอบการได้ หากเกิดกรณีที่สินค้านั้นไม่สามารถตัดสต็อกได้ เช่น สต็อกสินค้าหมดหรือมีปัญหาอื่น ๆ เกี่ยวกับสต็อกสินค้าแทรกเข้ามากะทันหัน

นอกจากนั้นแล้ว เมื่อมีการเปลี่ยนกะหรือสิ้นสุดการทำงานระบบจะสรุปยอดเงินและนำส่งข้อมูลให้ผู้ดูแล เพื่อตรวจเช็กจำนวนบิลและจำนวนตัวเงินให้ตรงตามข้อมูลที่รายงาน เมื่อถูกต้องก็สามารถกรอกข้อมูลให้ระบบทำการตัดสต็อกสินค้าได้

ประโยชน์ของ POS ต่อธุรกิจ SMEs

เมื่อมีระบบ POS ที่สะดวกสบายต่อผู้ประกอบการและธุรกิจ SMEs มากขึ้น นอกจากจะช่วยขายของและดูแลเรื่องระบบสต็อกสินค้าแล้วยังสามารถออกใบเสร็จให้ลูกค้าได้ด้วย

ธุรกิจ SMEs และผู้ประกอบการจะได้ประโยชน์จากหลักการทำงานของ POS ที่ไม่ซับซ้อน โดยจะยกตัวอย่างการทำงานในร้านอาหาร เช่น เมื่อลูกค้าสั่งอาหาร พนักงานจะคีย์ข้อมูลออเดอร์ เข้าระบบ POS เพื่อส่งไปยังห้องครัว ระบบจะบันทึกออเดอร์นั้นไว้ เมื่อลูกค้าจ่ายเงิน ระบบก็จะตัดสต็อกสินค้า หรือวัตถุดิบโดยอัตโนมัติ เมื่อปิดร้านเจ้าของร้านสามารถตรวจสอบจากการบันทึกของระบบได้ทันทีว่า ยอดขายวันนี้เป็นเท่าไร ตรงกับเงินในลิ้นชักหรือไม่ ใช้วัตถุดิบไปเท่าไร ตรงกับสต็อกที่เหลือหรือไม่ เป็นการตรวจสอบความซื่อสัตย์ของพนักงานได้อีกด้วย

POS เป็นระบบออนไลน์ที่ให้คุณบริหารจัดการธุรกิจของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถจัดการระบบได้แบบ Real Time หากเจ้าของร้านไม่อยู่ที่ร้าน ก็สามารถเช็กสต็อกสินค้าและเช็กยอดเงินได้ทุกที่ตลอดเวลา

ธุรกิจ SMEs สามารถมีระบบ POS ได้อย่างไรบ้าง

มีบริการมากมายสำหรับระบบ POS ที่สามารถติดตั้งและเชื่อมโยงกับระบบการชำระเงินของคุณโดยมีผู้เชี่ยวชาญให้คำปรึกษาคือผู้พัฒนาโปรแกรมขายหน้าร้านหรือทางตัวแทนจำหน่าย โดยแต่ละที่จะมี Function เด่นที่แตกต่างกันออกไป เช่น ร้านไหนที่มีโปรโมชั่น บริษัทนั้นจะมีระบบที่สามารถส่ง sms ให้ลูกค้าได้ทันที หรือดูแลลูกค้าและพร้อมให้คำปรึกษาตลอด 24 ชั่วโมง โดยเราจะพิจารณาการเลือกบริษัทที่ดูแลระบบ POS ทั่วไป ดังนี้

• เลือกบริษัทที่ต้องมีจำหน่ายทั้งโปรแกรม (Software) และตัวเครื่อง (Hardware)

• บริษัทนั้นมีการพัฒนาระบบด้วยตนเอง หากเกิดปัญหาหรือต้องการขอคำปรึกษาก็สามารถติดต่อได้ทันที

• ใช้งานโปรแกรมเป็นไปได้อย่างราบรื่น ไม่ติดขัดหรือเกิดปัญหาขึ้นได้ เพราะอาจส่งผลถึงต่อข้อมูลของผู้ประกอบการได้

• มีโปรแกรมช่วยให้ประหยัดเวลา การทำงานในระบบรวดเร็ว ลูกค้าไม่ต้องรอนาน

• ให้ประสิทธิภาพในการบริหารงานสะดวกสบายมากที่สุด ในทุกที่ทุกเวลา

โปรแกรมการจัดการหน้าร้านที่จะเข้ามาช่วยจัดการในส่วนต่าง ๆ ของธุรกิจ SMEs ให้ง่ายขึ้นอย่างระบบ POS ที่มีความง่ายและตอบสนองความต้องการต่อธุรกิจ SME เป็นตัวช่วยสำหรับผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการให้มีเวลามากยิ่งขึ้น หากไม่มีระบบ POS เข้ามาช่วยเราต้องใช้เวลาทั้งหมดให้กับกิจการนั้น ๆ ในขณะเดียวกันถ้าเรามีระบบนี้เข้ามาช่วยเราดูแลสต็อก คำนวณราคาสินค้า เก็บข้อมูลลูกค้า ดูความเคลื่อนไหวในธุรกิจได้ตลอดเวลา ก็จะทำให้เจ้าของธุรกิจมีเวลาที่จะทำกิจกรรมอื่น ๆ ควบคู่กันไปในชีวิตประจำวันมากขึ้นด้วย