คำอธิบาย Meta: ผู้ที่มีศิลปะในการจัดการเวลาสามารถจะค้นพบความมหัศจรรย์ได้! เรียนรู้วิธี

William Penn (ผู้นำกลุ่มลัทธิเควกเกอร์ ชาวอังกฤษ และผู้ก่อตั้งอาณานิคมเพนซิลเวเนียในสหรัฐ) พูดไว้อย่างถูกต้องว่า “เวลาคือสิ่งที่เราต้องการมากที่สุด แต่ก็เป็นสิ่งที่เราใช้อย่างไร้ค่าที่สุดเช่นกัน”

ด้วยเวลาเพียง 24 ชั่วโมงต่อวันกับงานที่ล้นมือ ผู้ประกอบการมักพบว่าตัวเองต้องวิ่งวุ่นอยู่กับการประชุม โทรศัพท์ งานกิจกรรมต่าง ๆ เดดไลน์ของงาน ฯลฯ ดังนั้น การจัดการเวลาจึงมีความสำคัญ หากจัดการได้ก็เป็นเรื่องที่ดี แต่ถ้าไม่สามารถจัดการได้มันจะกลายมาเป็นกรรมที่คอยตามสนองของรบกวนคุณอยู่ตลอดเวลา

การจัดการเวลาที่ดีไม่ได้หมายถึงการที่ต้องทำงานหนักเท่านั้น แต่ต้องเป็นการทำงานอย่างชาญฉลาด นี่คือเคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะช่วยให้คุณชนะงานได้ตลอดเวลาและยังได้ประโยชน์สูงสุด

1. เริ่มต้นวันใหม่แต่เช้าตรู่

สงสัยไหมว่า Indra Nooyi (CEO ของ PepsiCo) และ Tim Cook (CEO ของ Apple) มีอะไรที่เหมือน ๆ กัน? พวกเขาเริ่มต้นวันใหม่ตั้งแต่รุ่งสาง! การตื่นแต่เช้าเพื่อให้คุณมีเวลามากพอที่จะเติมพลังและเตรียมตัวสำหรับวันที่วุ่นวาย เริ่มต้นด้วยการออกกำลังกายเบา ๆ หรือทำสมาธิ กินอาหารเช้าเพื่อสุขภาพ แล้วจึงลงมือวางแผนงานของวันนั้น ที่สุดแล้วจะรู้ว่าจิตใจที่ผ่องใสจะเจริญงอกงามในร่างกายที่แข็งแรงเท่านั้น!

2. จดสิ่งที่ต้องทำ

เรามักจะพยายามจำอะไรต่อมิอะไรไว้ในหัวในแต่ละวันแล้วก็มักที่จะลืมมัน จะง่ายกว่าไหมถ้าเขียนทุกอย่างลงบนกระดาษ การสร้าง ‘รายการที่ต้องทำ’ จะช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ยังมีตัวช่วยประเภทปฏิทินออนไลน์ และ e-notes มากมายที่ช่วยให้สามารถติดตามงานและการประชุมทั้งหมดได้

การตั้งเป้าหมายไว้มากมายนั้นง่ายถ้าเป็นเพียงแค่การเขียน แต่จะกลายเป็นเรื่องที่ยากขึ้นเมื่อเราพยายามที่จะบรรลุเป้าหมาย แทนที่จะสร้างเป้าหมายใหญ่ ๆ เช่น “ทำรายได้ให้ถึง 10 เท่าสำหรับไตรมาสนี้” ก็ทำเป้าหมายให้เล็กลงหน่อยเพื่อให้งานง่ายขึ้น เช่น “สร้างลีดให้ได้ 100 รายในสัปดาห์นี้” แบบนี้ก็จะทำให้เป้าหมายของคุณง่ายขึ้นและสามารถทำได้จริง สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถนำทางพนักงานของคุณได้ดียิ่งขึ้น

3. เอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง

การผัดวันประกันพรุ่งหรือการเลื่อนงานอาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่สุดก็เป็นได้ เมื่อคุณผัดผ่อนงานออกไปจนถึงนาทีสุดท้ายมันก็จะล้นทะลัก ประสิทธิภาพการทำงานก็จะน้อยลง แม้ว่าคุณจะมีความกระตือรือร้นอย่างมากในการทำงานให้สำเร็จก็ตาม แต่ก็อาจประสบความสำเร็จเพียงแค่ 50% หรือน้อยกว่านั้น

เอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งด้วยการจัดการความคิด รอบตัวเรามีสิ่งรบกวนอยู่มากมายจึงง่ายที่จะทำให้เราวอกแวกและเสียเวลา จึงควรเก็บมือถือเอาไว้ให้ห่างตัวเพื่อที่คุณจะไม่ต้องไปสนใจมันทุก 5 นาที และตั้งเป้าหมาย เช่น “ฉันจะลุกไปดื่มกาแฟหลังจากอัปโหลดเอกสารเสร็จสิ้นเสียก่อน” คุณลองจัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละงานดูก็ได้

4. จัดระเบียบช่วยประหยัดเวลา

แค่รู้จักจัดระเบียบสักหน่อยก็ช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น ในฐานะผู้ประกอบการก็เป็นเรื่องปกติที่จะมีเอกสารมากมายกองอยู่บนโต๊ะ ลองจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดไว้ในแฟ้มเดียวกันให้เป็นที่เป็นทาง แม้แต่ไฟล์เอกสารแบบดิจิตอลก็เช่นกัน จัดระเบียบโฟลเดอร์ทั้งหมดอย่างเป็นระเบียบบนเดสก์ท็อป เพื่อที่จะได้ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาไฟล์ที่ต้องการ

5. งานทำได้แบบอัตโนมัติ

ลองใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ ไม่จำเป็นต้องทำด้วยตนเองทั้งหมดเพื่อให้งานเสร็จ ลองค้นหาแอปพลิเคชันและเครื่องมือออนไลน์ที่จะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นหรือเป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้น

6. รู้จักแจกจ่ายงาน

การมอบหมายหรือมอบหมายงานให้กับพนักงาน ช่วยลดปริมาณงานบางส่วนได้ อาจใช้พวกระบบผู้ช่วยเสมือน (Virtual Assistant) ที่สามารถช่วยจัดการงานของคุณและติดตามการประชุม รวมถึงกำหนดเวลาสำคัญทั้งหมดแทนคุณได้

7. หาเวลาให้กับตัวเองด้วย

การบริหารเวลาจะได้ผลดีก็ต่อเมื่อคุณเองมีเวลาเพื่อพักผ่อนและได้คิด ประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มผลผลิต และประสิทธิภาพจะมาจากจิตใจที่ปลอดโปร่งและกระบวนการคิดที่ชัดเจน ควรหาเวลาได้ผ่อนคลายความเครียดด้วย

ร่วมแบ่งปันความคิดของคุณได้ในกล่องความคิดเห็นด้านล่างนะคะ